充実した業務のために!業務時間内にタスク管理時間を確保してみた

手帳・スケジュール管理
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私は2018年7月下旬からバレットジャーナルを使い始めました。「やりたいこと」と「やるべきこと」を日々のタスクとして認識するための非常に優れた手帳術だと感じています。

ですが、会社勤めにチャレンジして極度の疲労で退職して自分なりの働き方(フリーランスで在宅ワーク)を模索し始めた2019年6月ごろから、だんだんバレットジャーナルの活用ができなくなっていきました。

そしてだんだんに生活の見通しが立たなくなり、日々の業務と日常生活が暗礁に乗り上げている気分になってきました。

私はバレットジャーナルを「人生の灯台」と表現したことがあるのですが、その灯台を自力で灯すことができなくなってしまったのです。

原因を考えた:バレットジャーナルが活用できなくなったのはなぜ?

私がバレットジャーナルを活用できなくなった原因は、ひとえに「書く時間をとれなくなったから」です。

では、なぜ書く時間がとれなくなったのか?

以前、バレットジャーナルを活用できていたころの日々の暮らしでは、毎晩22時~23時ごろにその日のタスクの達成状況を確認し、翌日のタスクを整理して書き出す時間を作っていました。

ですがその後、自分なりの働き方を模索し始めて「週20時間労働」を目標にした私は、22時ごろにはもう布団の中に入っています。その前の時間はというと、それも布団の中です。夕食後は布団に閉じこもり、時間がきたら睡眠薬を飲んで寝るという生活になっています。

白崎
白崎

夕食後は徹底的に休みたい時間。タスク管理なんぞやる時間が作れない……。

これが生活の実情ですし、そのくらい休憩時間をとっていても疲労感が抜けないのもまた現実です。休憩の内容に実りが無いのかもしれませんが、それはさておき。

タスク管理をする時間がないと、日々の生活の見通しが立たず、精神状態が悪化するので、タスク管理は健康的な生活に必要な時間です。なんとかして捻出しなければなりません。

解決策(案):日常生活の中で固定化されている時間の中にねじ込む

現在の私の生活時間の中で、確実に決まっているのは始業時間と昼休みと終業時間です。自営ですが、自宅でオフィスワークしているつもりで定めています。

そして平日の日中に外出する日以外は、その時間をだいたい守れています。(守れない日は体調不良で布団の住人になっているので、職場を病欠したようなものです)

なので始業時間後の30分、終業時間前の30分をタスク管理に当ててはどうかと考えました。

なぜ「始業時間の30分」や「終業時間の30分」でないのかというと、単純に体力に自信がないからです。私は疲労しやすいので、1日に「仕事しよう」という気持ちでいられるのは4時間が限界です。一時期、1日6時間労働にチャレンジしましたが、心身の健康が維持できず2ヶ月でダウンしました。

業務時間内にタスク管理の時間を取ると、当然、仕事に割ける時間が減ります。ですが、何をやるべきか、何をやったかわからない散漫な業務時間を過ごすよりはるかに良いです。

それに「30分」とは最長でもこのくらいという限度時間であって、実際は10分前後もあれば終わりますので……。

2日実践してみた感想

発案した次の日から実践してみて2日経ちました。

白崎
白崎

これは良いぞ! なぜ今までやっていなかったんだ!

業務時間内にタスク管理をする時間を確保することには想像以上のメリットがありました!

メリット

  • 「仕事を始めるぞ!」と気合いが入る
  • その日やるべきことがはっきりと確認できる(迷走する時間が減る)
  • 億劫なタスクも頑張ってこなせる(「繰り越ししたくない」という心理が働く)

フリーランスの在宅ワークでは、「働くぞ!」と思っても時間のメリハリがつきにくいものです。業務開始時間を一定にし、アラームが鳴るように設定していますが、始業時の儀式(例えばオフィスで言う朝礼)があると気の引き締まり方が違います。

また始業時にタスクを確認すると、やるべきことが明確になるため、ぼんやりと迷走してしまう時間が減ります。充実した業務時間を過ごしている気分になります。自分の舵取りができている気分です。

億劫なタスクをこなせるのはかなり大きなメリットです。発達障害者の多分に漏れず、私も先送り癖があるので、パッと開始できないことは「明日……」となってしまいがちです。が、そこで仕事として明示してあるタスクを見ると、頑張ってこなすことができます。

バレットジャーナルを今まで使ってきた経験から言うと、私の場合、タスクがこなしづらいときは目標を細分化する(スモールステップにする)とこなしやすくなります。

(私の実例:「メールを送る」が達成できない→「メールの下書きをする」にすると送信まで行き着く)

デメリット

一方、タスク管理をし充実した業務時間を過ごすことでのデメリットは、業務時間が終わった後の疲労感が増すことです。私はとにかく疲れやすいので、その弊害がモロに出た感じです。

  • 休憩時間の質を良くする
  • タスクの量を制限する

などの工夫が今後必要になりそうです。

不透明な日々を過ごす精神的負担よりは、たくさん働いた疲労感のほうがマシのような気がしますが、私にとって疲労感は絶対に軽視してはならないものなので、様子を見ながらこの辺りもうまくコントロールできるようになりたいです。

まとめ:タスク管理の時間は生活に必要

  • タスク管理をする時間がないと、日々の生活の見通しが立たず、精神状態が悪化する
  • タスク管理の時間を確実に確保すると、自分の舵取りがしやすくなる気がする
  • 日々の不透明さが減ると、心が安定する
白崎
白崎

不透明だった時間の見通しが立ちやすくなって、人生の灯台が再び灯った気分……!

久々に生活にバレットジャーナルを取り戻せました! やはり私の生活にバレットジャーナルは合っていると感じます。この調子で日々の生活が可視化できる生活を取り戻していきたいと思います! もうしばらく続けて安定すれば、もっと生活しやすくなっているはず!

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書いた人:
白崎矢宵(やよい)

発達障害、特に自閉スペクトラム症(アスペルガー症候群)と診断されています。30代半ばです。肉体の性別に違和感がありFtMだと思っています。道具やサービスを使って自分の生活を改善しながら、気になった情報を雑多に発信しています。著書「アスペルガーだからこそ私は私」発売中です。

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